Certification Qualiopi : comment l'obtenir, comment la conserver ?

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Catégorie : Veille réglementaire
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Comme chacun sait, la détention de la certification Qualiopi, à la fois outil de qualité, argument commercial et condition de prise en charge, passe obligatoirement par une série d’audits (initial, de surveillance et de renouvellement).

Les conditions de déroulement de ces audits ayant évolué suite à la publication de l’arrêté du 31 mai 2023, il est bon d’y revenir avant leur prochaine entrée en vigueur (1er septembre) afin d’avoir une marche à suivre claire et précise.

Obligations de l’organisme candidat

Avant tout, il est important de distinguer entre l’organisme candidat (vous) et l’organisme certificateur (accrédité RNQ Qualiopi).

L’organisme candidat est forcément à l’initiative de la démarche. Il enclenche le processus en transmettant à l’organisme certificateur de son choix tous les éléments suivants :

  • Dénomination et numéro SIREN
  • Statuts juridiques et coordonnées du dirigeant ou de la personne physique candidate
  • NDA ou preuve du dépôt de la demande d’enregistrement
  • Catégories d’actions concernées par la certification

Il faut savoir que, dans son plan d’audit, l’organisme certificateur pourra procéder par échantillonnage pour auditer seulement telles ou telles actions mais qu’il ne communiquera pas à l’avance à l’organisme candidat la liste des actions retenues. Le candidat devra donc veiller à la conformité de l’ensemble des actions présentées dans le cadre de la certification.

  • Description de l’activité de l’organisme en tant que prestataire d’actions concourant au développement des compétences

L’organisme candidat précise s’il réalise des formations en tout ou partie à distance, des formations en situation de travail, des formations en alternance ou des formations certifiantes.

  • Liste exhaustive des sites dépendant du NDA

Dans le cas d’un organisme candidat multisite, l’organisme candidat doit définir une « fonction centrale » (par exemple le siège social) qui aura autorité sur l’ensemble des sites pour déployer au besoin des changements organisationnels. Cette fonction centrale ne peut être sous-traitée. N’étant pas tenu d’auditer chaque site, l’organisme certificateur procède là encore par échantillonnage en auditant un nombre de sites avoisinant le carré du nombre total. La sélection résultant de cet échantillonnage n’est pas non plus communiquée à l’avance à l’organisme candidat qui doit ainsi veiller à l’application de sa politique qualité par l’ensemble de ses sites. Il ne peut en effet choisir d’en certifier certains par préférence aux autres.

Le nombre de sites impacte logiquement la durée et donc le coût de l’audit (pour information : le coût moyen observé se situe entre 700 et 900€ HT par jour d’audit).

  • Organigramme nominatif et fonctionnel

Dans le cas d’un formateur à son compte, ce document se réduit évidemment à sa plus simple expression.

Dans le cas d’un OF plus important, l’organisme certificateur précise lors de la signature du contrat les noms des personnes à rencontrer.

  • Période souhaitée pour l’audit

L’organisme certificateur se doit d’en tenir compte dans sa proposition, laquelle doit survenir dans un délai maximal de 30 jours à compter de la signature du contrat.

Dans le cas d’un organisme candidat ne disposant pas de locaux dédiés, candidat et certificateur conviennent ensemble d’un lieu pour le déroulement de l’audit.

  • Le cas échant : les preuves de certifications ou labellisations déjà obtenues

Certification ICPF&PSI, certification LRQA au décret qualité, etc. (voir liste complète : https://www.certification-qse.com/liste-labels-et-certifications-qualite-cnefop/)

Ce point est essentiel puisqu’il entre dans le calcul de durée de l’audit, selon que votre chiffre d’affaires annuel global est inférieur à 150 000 euros, compris entre 150 000 et 750 000€ ou supérieur à ce dernier montant.

  • Une attestation sur l’honneur comme quoi vous n’avez pas déjà signé avec un autre organisme certificateur et n’avez pas fait l’objet d’un refus ou d’un retrait de certification datant de moins de 3 mois

Comme vous le savez, l’audit ne débouche pas systématiquement sur une certification et, pour obtenir son accessit, l’organisme candidat se doit de présenter toutes les preuves de conformité.

En l’occurrence, le référentiel Qualiopi distingue entre les non-conformités mineures et majeures. Les non-conformités majeures entraînent nécessairement le refus ou le retrait de la certification.  Les indicateurs 4,5,6,7,10,11,14,15,16,20,21,22,26,27,29,31 et 32 du référentiel national ne peuvent donner lieu qu'à des non-conformités majeures. Les non-conformités mineures, quant à elles, ne bloquent pas obligatoirement la certification si l’on en dénombre moins de cinq. Dans le cas contraire, la somme de ces petites non-conformités équivaut dans l’esprit du législateur à une non-conformité majeure. En cas de non-conformité majeure, l’organisme candidat dispose d’un délai de trois mois pour effectuer les actions correctives avant une nouvelle vérification, autrement appelée « audit complémentaire ».

A noter que l’organisme candidat peut être certifié sur une ou plusieurs actions et non certifié sur une ou plusieurs autres. En revanche, il est impossible de ne certifier qu’une partie des sites d’un même organisme.

IMPORTANT : Toute fausse déclaration dans les éléments transmis ou lors de l’audit peut entraîner le refus de la certification. En outre, si l’organisme certificateur découvre, à la faveur de l’audit, des éléments nouveaux (par exemple une modification de l’organigramme), il peut ajuster la durée de l’audit suivant les modalités de calcul prévues (pour information, la durée cumulée des audits initial et de surveillance s’échelonne entre 1,5 jours et 7 jours selon les types d’actions et le chiffre d’affaires de l’organisme candidat).

Audits de surveillance, d’extension et de renouvellement

Audit de surveillance

L’audit de surveillance, qui permet de vérifier que le référentiel en vigueur est toujours appliqué, est réalisé entre le 14ème et le 22ème mois suivant la date d’obtention de la certification. Sauf cas particuliers (demande de l’organisme candidat, multi-sites), il est réalisé à distance.

Il vise notamment à réexaminer les indicateurs notés en non-conformité lors de l’audit initial. La procédure normale est en effet la suivante : en cas de non-conformité mineure, un plan d’action correctif doit être communiqué par l’organisme candidat à son certificateur dans un délai fixé par ce dernier avec obligation de le mettre en place sous six mois. Au cas où l’audit de surveillance révèle que le plan d’action correctif n’est pas appliqué, la non-conformité mineure est requalifiée en non-conformité majeure et entraîne de facto et jusqu’à nouvel ordre le retrait de la certification.

L’audit de surveillance est également l’occasion de vérifier que l’organisme candidat respecte les obligations d’affichage et de publication du certificat (obligation nouvelle d’afficher son certificat dans ses locaux et sur son site Internet ou, en l’absence d’un local ou d’un site, de le communiquer à tout candidat, stagiaire, apprenti ou financeur qui en fait la demande). Le non-respect de cette obligation d’affichage constitue effectivement un cas de non-conformité majeure.

Audits d’extension ou de renouvellement

L’audit d’extension ne concerne pas l’ensemble des OF certifiés Qualiopi. Il a pour but de prendre en compte, au cas par cas, une augmentation du nombre de sites ou l’ajout de nouvelle(s) catégorie(s) d’actions. Il fonctionne sur le même modèle que l’audit initial.  

L’audit de renouvellement, à effectuer absolument avant la fin de validité de la certification, fonctionne également sur cette même base.

A noter que lors de l’audit de surveillance ou de l’audit de renouvellement ou dans le cas d’un signalement, l’organisme certificateur peut décréter une suspension jusqu’à la réception des preuves de conformité. A noter également que l’organisme candidat est libre de choisir un nouvel organisme certificateur pour étendre ou renouveler sa certification en indiquant sa démarche au nouvel organisme sélectionné.

En espérant que cette petite mise au point vous aura été utile ;-)

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