Le Protocole Individuel de Formation (PIF) est une espèce de convention de formation entre le participant, d’une part, et le formateur et l’OF, d’autre part. Comme la convention, il s’agit d’un contrat préalable recommandé mais non obligatoire qui inclut un certain nombre d’informations pratiques (durée, coordonnées, etc.) et d’informations pédagogiques (objectif, programme, modalités d’évaluation).

Une convention de formation est un contrat passé entre un acheteur de formation (entreprise, pôle emploi, particulier, etc.) et un organisme de formation ou un formateur indépendant. Elle est signée par les deux parties.

La formation professionnelle, au cœur du plan de relance économique après la crise sanitaire, bénéficie de nombreux dispositifs de prise en charge. Si nombreux, en vérité, qu’il peut être difficile de s’y retrouver, y compris lorsqu’on est formateur professionnel. Et ce d’autant plus qu’à chaque dispositif, ou presque, correspond un financeur particulier…

L’objet de cet article est de proposer un petit tour d’horizon.

D’où vient l’argent ?

Qui dit financement, dit finance. Concrètement, l’argent est puisé à trois sources : les financements publics (Région, Etat, Europe), l’entreprise et le travailleur indépendant. Les financements publics sont prélevés directement sur les budgets de fonctionnement des différentes entités en fonction des orientations politiques du moment. L’entreprise verse quant à elle une Cotisation Unique pour la Formation Professionnelle et l’Alternance (CUFPA) en fonction de sa taille et au prorata de sa masse salariale. Enfin, les travailleurs indépendants versent une Contribution à la Formation Professionnelle (CFP), selon leur statut et leur CA.

Les sommes ainsi collectées atterrissent dans les caisses de l’URSSAF qui est en charge de la répartition entre les grands bénéficiaires que sont France compétences, les 11 OPCO (Opérateurs de Compétences) et les 7 FAF (Fonds d’Assurance Formation).

Comment ça marche ?

Pour faire simple, France compétences et les FAF gèrent les demandes des actifs tandis que les OPCO gèrent les demandes des entreprises. Il y a également le cas des formations obligatoires ou des formations entrant dans le cadre du plan de développement des compétences (notamment VAE, bilan de compétences, lutte contre l’illettrisme), gratuites pour les bénéficiaires, mais dont le financement relève directement de l’entreprise sans l’intervention de fonds publics.

France compétences

France compétences distribue des fonds de formation à la Caisse des Dépôts, au Pôle Emploi et aux Régions.

La Caisse des Dépôts assure le gros du travail en finançant le Compte Personnel de Formation (CPF). Plafonné à 5000€ pour les travailleurs salariés et jusqu’à 8000€ pour les travailleurs les moins qualifiés, il est abondé respectivement à hauteur de 500€ et 800€ par an dans le cas d’un temps de travail supérieur ou égal à 50%. Dans le cas d’un temps de travail inférieur ou d’une période non travaillée (travailleur indépendant en inactivité ou recherche d’emploi), les droits sont calculés au prorata du temps travaillé. Le CPF concerne l’ensemble des actifs français de plus de 16 ans, qu’ils soient travailleurs salariés, indépendants, en recherche d’emploi ou appartenant à la fonction publique.

Le Pôle Emploi finance l’Aide Individuelle à la Formation (AIF), l’Action de Formation Conventionnée (AFC), la Rémunération des Formations Pôle Emploi (RFPE) et la Rémunération de Fin de Formation (RFF) au cas où la durée de la formation dépasse la durée de l’allocation chômage. L’AIF couvre l’intégralité des frais de formation restant à la charge du demandeur d’emploi après intervention des autres financeurs (y compris frais de déplacement) dans la limite de 8000€. Elle concerne les demandeurs d’emploi inscrits au Pôle Emploi et bénéficiant du Contrat de Sécurisation Professionnelle (CSP), de Transition Professionnelle (CTP) ou de Congé de Reclassement (CRP). L’AFC consiste en une prise en charge totale des frais de formation dans le cadre d’un retour rapide à l’emploi. Elle concerne tous les demandeurs d’emploi et jeunes de moins de 26 ans. La RFPE peut atteindre quant à elle 712,40€ par mois ou 2009,82€ pour un travailleur handicapé. 685€ par mois pour la RFF. Ces rémunérations concernent les demandeurs d’emploi inscrits au Pôle Emploi et bénéficiaire du CSP ou suivant une formation prescrite par le Pôle Emploi.  

Les Régions complètent ces dispositifs en abondant au cas par cas en fonction du dossier et de certains critères de qualification du demandeur (niveau de qualification, âge, profil, etc.). Les dossiers sont adressés par le demandeur lui-même ou par son conseiller Pôle Emploi.

Fonds d’Assurance Formation (FAF)

Le fonds est géré par un Conseil de Gestion réunissant un représentant de chaque organisation professionnelle. Il est sollicité directement par un travailleur indépendant (travailleur libéral, commerçant, artisan, artiste, etc.), généralement lorsque ses crédits CPF sont insuffisants pour couvrir le montant de la formation souhaitée car il apparaît à beaucoup d’égards moins avantageux. Contrairement au CPF, il n’est ainsi pas accordé automatiquement mais après examen. Il varie entre 750€ et 3500€ seulement (en fonction du code APE de l’activité, du FAF sollicité et de la formation suivie). Les frais de déplacement (frais kilométriques, repas, hôtel) sont exclus. Enfin, le bénéficiaire doit avancer les frais avant de pouvoir prétendre à un remboursement.

Un bon point cependant : l’accord et le montant du financement ne sont pas fonction de la CFP versée par le demandeur, ce qui signifie qu’un travailleur indépendant, même s’il n’a réglé qu’une seule fois sa cotisation de formation, peut réclamer ce financement. Certaines formations non éligibles au CPF peuvent d'ailleurs être quelquefois prises en charge. 

Opérateurs de Compétences (OPCO)

Chacun de ces organismes est administré par un conseil paritaire d’employeurs et de syndicats pris dans le secteur concerné. Les 329 branches d’activités sont ainsi regroupées en 11 OPCO destinés à soutenir les entreprises (TPE et PME) dans le développement des compétences. Leur soutien se manifeste à la fois par un financement et un accompagnement. Ils sont sollicités par les entreprises elles-mêmes en fonction de leur numéro IDCC (Identifiant de Convention Collective).

L’OPCO finance les contrats d’apprentissage et de reconversion (Pro-A) sous la houlette des CFA, y compris les frais de vie (hébergement, restauration) lorsque ceux-ci sont validés par le centre de formation. Il peut avancer l’argent (c’est le principe de la subrogation des paiements) ou bien rembourser l’entreprise sur factures acquittées. Le montant de l’aide unique pour le recrutement d’apprentis atteint au maximum 4125€ par la première année d’apprentissage, 2000€ pour la deuxième année et 1200€ pour chacune des deux années suivantes, si une durée de 3 ans ou 4 ans est prévue au contrat d’apprentissage.

Quelles formations sont éligibles ?

Le principe général est de limiter la prise en charge aux seules formations professionnalisantes, à l’exclusion des formations de loisir ou de développement personnel.

Les cas particuliers de la VAE, de la formation à l’acquisition des compétences entrepreneuriales et du permis de conduire illustrent bien ce principe. En effet, seules l’accompagnement post-recevabilité est pris en charge dans le cas de la VAE, ce qui signifie que les financements ciblent uniquement l’employabilité. Idem pour la formation à l’acquisition des compétences entrepreneuriales et le permis de conduire qui ne sont pris en charge que dans le cadre d’un projet professionnel précis. 

Les formations éligibles aux financements ont ceci en commun qu’elles visent toutes à développer les compétences des actifs afin favoriser leur adaptation aux mutations du monde professionnel. Ce gain en compétences, pour être tangible, doit la plupart du temps faire l’objet d’une certification listée au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP) ou au Répertoire Spécifique (RS), et le stagiaire doit suivre impérativement l’ensemble du parcours pédagogique.

En outre, à travers le filtre de Qualiopi, l’Etat veille à ce que l’argent public ne tombe pas en de mauvaises mains. L’organisme de formation, pour que ses actions soient financées, doit ainsi être reconnu par France compétences ou l’OPCO ou le FAF concernés.

Approfondir

Pour qu’une de vos formations soit prise en charge, il ne suffit pas d’être certifié Qualiopi (ou être le sous-traitant d’un organisme certifié). Encore faut-il que votre programme de formation réponde aux exigences de cette certification !

En l’occurrence, il s’agit de répondre à un certain nombre de questions en suivant une procédure rigoureuse.

Quoi ?

Quelles que soient ses modalités exactes (présentiel, distanciel, AFEST, etc.), une action de formation c’est toujours un parcours pédagogique visant un ou plusieurs objectifs professionnels définis (loi du 5 septembre 2018). Il n’y a donc pas de programme de formation digne de ce nom sans une indication claire des objectifs. Quel est le but de la session ? A quoi sert-elle ? 

Depuis le 1er janvier 2019, l’action de formation s’inscrivant dans le cadre d’un développement de compétences, la réponse passe forcément par le perfectionnement ou l’acquisition d’une ou plusieurs compétences (soft-skills, ou compétences du savoir-être/hard-skills, ou compétences techniques). Les compétences en question, pour être l’objet d’une formation, doivent être mesurables, afin d’être mesurées à l’entrée et à la sortie. Dans le cas contraire, il serait impossible de prouver que la formation a atteint son objectif puisque c’est justement l’écart entre le point de départ et le point d’arrivée qui démontrera la valeur ajoutée de votre formation. 

Cela nous amène à nos deuxième et troisième questions : par quels moyens les compétences seront-elles développées et comment seront-elles évaluées ?

Comment ?

Les moyens, c’est le contenu de la formation à proprement parler. Pour répondre aux attentes d’un « programme Qualiopi », ce contenu doit être séquencé de manière à ce qu’à chacune des séquences corresponde(nt) une ou plusieurs des compétences visées dans les objectifs. A chaque étape, il vous faut également préciser la méthode (ludopédagogie par exemple) et les ressources pédagogiques utilisées (jeux de rôle, mises en situation, etc.). La liste des moyens inclut également les moyens pratiques (format de la session, désignation du formateur, indications de durée, etc.). 

Quant au mode d’évaluation des compétences, il concerne aussi bien les prérequis (situation initiale des bénéficiaires au regard des compétences visées) que les acquis de fin de formation. Dans le jargon Qualiopi, le mode d’évaluation est appelé « sanction de la formation » et c’est donc cette appellation qu’il convient de lui donner dans votre programme.

Au cas où la formation conduise à une certification professionnelle, le programme doit préciser en outre les conditions et taux d’obtention, ainsi que les suites et débouchés de la certification visée.

Il ne faut pas oublier qu’une action de formation est toujours tournée vers un destinataire et que celui-ci voudra savoir le plus tôt possible si votre formation est accessible pour lui et quel bénéficie il peut en escompter. 

Pour qui ?

Est-ce que votre formation s’adresse à des actifs en poste ? En recherche d’emploi ? Rattachés à la fonction publique ? Nécessite-t-elle des prérequis particuliers, comme un niveau d’étude minimum ou un profil spécifique (à ne pas confondre avec les prérequis qui seront systématiquement évalués en début de session) ? Est-elle accessible aux Personnes en Situation de Handicap (PSH) ?

Vous avez répondu à toutes ces questions ? Bravo : vous êtes enfin en possession d’un programme conforme aux nouvelles exigences de qualité ! Ce n’est malheureusement pas la garantie d’une formation prise en charge, mais ça en est du moins la condition première et sine qua non. 

Qui valide votre programme ?

A partir de ce moment-là, les routes se séparent. 

En effet, selon votre statut et la prise en charge que vous visez, vous ne vous adressez pas au même interlocuteur. 

 

Dans le cas d’une formation non certifiante :

Si vous êtes une entreprise certifiée Qualiopi, vous adressez directement votre programme ainsi formalisé à l’organisme de prise en charge concerné (FAF, OPCO, Pôle emploi, etc.). Celui-ci valide ou rejette votre demande en fonction de ses orientations prioritaires du moment.

Si vous êtes sous-traitant d’un organisme certifié, vous adressez votre « programme Qualiopi » à votre donneur d’ordre. C’est lui qui est en mesure d’accepter ou refuser puisque, au titre de l’amendement 13, tout accord engage sa responsabilité professionnelle.

Dans le cas d’une formation certifiante

Si vous voulez être certificateur, vous devez soumettre votre programme accompagné de tous les justificatifs requis sur le site de France compétences pour tâcher, selon le cas, de faire inscrire votre formation au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP) ou au Répertoire Spécifique (RS). C’est une commission France compétences qui étudie alors votre demande et valide ou refuse. 

Dernier cas de figure : si vous avez signé un partenariat avec un certificateur, vous devez lui adresser votre programme afin qu’il puisse vérifier sa concordance avec son propre référentiel de compétences. En cas de contrôle par la Caisse des Dépôts, il devra en effet pouvoir justifier de cette concordance pour pouvoir conserver sa certification.

Approfondir

Vous avez sûrement entendu parler de l’exonération de TVA qui vous permet de vendre vos prestations de formation 20% moins chères, mais en bénéficiez-vous déjà ? Et, si non, savez-vous comment procéder ?