« L’administration des formations » : de quoi s’agit-il ?

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Catégorie : Veille métier
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L’administration des formations est une alternative satisfaisante au portage de formations actuellement en voie d’extinction. La Caisse des Dépôts, en charge de la gestion du CPF, assimile en effet de plus en plus le portage de formation à un cheval de Troie qui consiste, sous l’estampille Qualiopi, à faire prendre abusivement en charge des formations qui ne répondent pas aux exigences de qualité fixées par le législateur.

Principe de l’administration des formations (ADF)

A contre-pied du simple portage, l’administration des formations, comme l’administration des ventes qui lui sert de modèle, vise la satisfaction client en recherchant la démarche la plus qualitative possible. Ce service externalisé fournit la possibilité à de nombreux OF de petite taille de poser les conditions d’une prise en charge de leurs actions de formation ainsi que de travailler plus efficacement en concentrant leur énergie sur la conception, la vente et l’animation. Il s’adresse également aux entreprises désireuses d’administrer leurs propres formations dans le respect des normes et le souci de la qualité.

L’OF ou l’entreprise qui bénéficie de ce service s’engage en retour à collaborer activement à la politique qualité de son administrateur de formations pour ne pas retomber dans l’écueil du portage.

Portage vs. administration des formations

Portage

Faire du portage simplifié, c’est assurer l’interface juridique entre l’OF et le client. Concrètement, un OF certifié signe avec un client afin que ce dernier puisse solliciter une prise en charge de ses frais de formation, mais en réalité c’est un autre OF, non certifié, qui assure la session. Le client est floué, puisqu’il achète une qualité qui fait défaut et l’Etat également est floué, puisqu’il rembourse une qualité qui fait défaut. Enfin, l’OF porté est floué à son tour puisque l’entreprise porteuse ne fait presque rien en contrepartie du pourcentage qu’elle perçoit sur le chiffre d’affaires porté. En résumé : un contrat perdant/perdant. Ainsi, même si l’entreprise porteuse semble tirer son épingle du jeu, il s’agit en l’occurrence d’un jeu dangereux. En effet, l’entreprise porteuse risque aujourd’hui la perte de sa certification et demain, peut-être, des sanctions plus lourdes…

Administration des formations

Au contraire, l’administration des formations est garante du bon déroulement des formations qu’elle gère, tant sur le plan de la conformité que sur le plan pratique. Elle dispose pour cela d’une connaissance parfaite de la réglementation et d’une caisse à outils facilitant la mise à disposition, la collecte et la conservation des documents légaux (conventions, contrats, feuilles de présence, évaluations, factures électroniques, etc.). Au quotidien, elle s’adapte à l’écosystème de chaque entreprise pour un fonctionnement efficace. 

L’ADF permet également de moderniser la relation aux bénéficiaires des formations en mettant à disposition des outils tels que la signature électronique, un logiciel ERP ou même un LMS. 

Elle accompagne surtout, à chaque étape, l’entreprise cliente (qu’il s’agisse d’un OF ou d’une autre entreprise) dans la mise en œuvre concrète d’actions qualitatives et conformes qui répondent à la fois aux attentes légitimes du client et aux obligations fixées par les financeurs. On le voit : il s’agit cette fois d’un contrat gagnant/gagnant où tous les acteurs tirent profit d’un partenariat fondé sur la qualité.

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